7 nuevos retos de los departamentos de formación

Olga Campoy

Por Olga Campoy. Síguenos: LinkedIn Facebook Twitter
Partner and Sales Executive
Publicado el 10/11/2020


7 nuevos retos de los departamentos de formación

 

Como responsable de formación, ¿qué retos afrontas en tu día a día? ¿En función de qué eliges un curso o un proveedor de formación? ¿Tu equipo pone pegas al e-learning? ¿Cómo diseñas el plan de formación en un entorno tan cambiante?

Toni Ramos contestó a éstas y otras preguntas durante el encuentro virtual que Ziggurat Escuela Corporativa de Idiomas organizó el pasado 22 de septiembre.

Si pudiste asistir, recordarás que la mayoría de personas que participaron eran responsables de formación, así que además de escuchar a Toni, quizá compartiste experiencias y disfrutaste del resto de intervenciones.

 

Foto de perfil de Toni RamosSobre Toni Ramos
Toni Ramos es licenciado 
en pedagogía y Máster en RRHH por la UOC; fue responsable del primer máster online en Dirección y Organización de Empresas en lengua castellana, ha trabajado en la UOC y conoce a fondo el tema de las Universidades Corporativas.

Por su trayectoria profesional, como consultor de formación en 

organizaciones, nos pareció de interés conocer su opinión sobre los nuevos retos de los departamentos de formación.


En este artículo encontrarás las respuestas agrupadas en 7 retos, y al final, un decálogo con las conclusiones.

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Reto 1: Cómo incluir el aprendizaje informal en la gestión el conocimiento

Las personas estamos aprendiendo constantemente, muchas veces de manera inconsciente o informal. El modelo de aprendizaje 70-20-10 plantea que aprendemos a través de diferentes canales. El 70% hace referencia a lo que aprendemos en el puesto de trabajo, el 20% a lo que aprendemos a través de las interacciones con otras personas del trabajo y el 10% correspondería al aprendizaje formal, a través de cursos que vienen diseñados y planificados desde RRHH o el departamento de formación.

“Siempre hablo de la máquina de café como el lugar donde más se aprende, porque es donde te cruzas con un compañero y aprovechas para hacerle una pregunta”, comentó Toni Ramos durante la conversación y añadió: “Si conseguimos que esa pregunta que se hace en la máquina de café, y que ha quedado entre dos personas, la pudiéramos dirigir a unos foros de debate en nuestra plataforma digital, el efecto sería multiplicador, porque la respuesta a esa consulta, la estarías compartiendo con toda la organización y si, además, eso lo complementas con un buen sistema de gestión del conocimiento, realmente no sólo son las personas quienes aprenden sino que también aprende la organización.”

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Ramos añadía que justamente ahora que no podemos encontrarnos en la máquina de café para compartir ese conocimiento, crear una comunidad de managers de la empresa, serviría para lanzar impresiones, inquietudes y preguntas. Su consejo es identificar a personas embajadoras a las que acudir y darles un papel dentro de esa “tribu”; eso hará que se animen a compartir y a sentirse valoradas.


Reto 2: Qué es lo más importante para diseñar un plan de formación

“La empresa que organiza un programa de formación tiene que pensar primero en negocio. Es decir, hacia dónde va la compañía, qué es lo que pretendemos; si por ejemplo pasamos por un momento de bajos ingresos, para mí el objetivo podría sería vender más. Y dentro del objetivo de vender más, pensaré qué debo hacer para incrementar mis ventas. Y un medio para conseguirlo es el de la formación” explicó Toni Ramos.

Y lo completó diciendo que, cuando haces un programa de formación, no sólo debes pensar en que las personas que asistan lo valoren positivamente en el cuestionario final de satisfacción. Hay que hacer una evaluación de las competencias adquiridas, y sobre todo comprobar qué transferencia hay en el puesto de trabajo, para ver si se ha conseguido lo que perseguía la formación.

El ejemplo que pone Toni sobre la formación en ventas podemos trasladarlo a la formación de idiomas para empresas. En este caso el objetivo no sería saber más inglés, sino que las personas que asistan a los cursos se comuniquen con eficacia y puedan desarrollar mejor su trabajo cuando hablan con clientes o proveedores en inglés. El beneficio será la optimización del tiempo y menor número de malentendidos.

Finalmente, subrayar que cuando contratas a un consultor externo, debes tener muy clara la solución-formación que buscas para que se adapte a tu negocio y que no te venda una solución estándar.

 

Reto 3: Qué futuro les espera a las personas responsables de formación

Laura Rosillo, una profesional con una larga trayectoria como responsable de formación intervino diciendo: “El papel del responsable de formación ha cambiado y tiene que incorporar el mapa de talento de la organización, saber muy bien quién sabe qué y qué puede aportar. (…) A los embajadores, esas personas que son referentes en la organización, hay que rescatarlas para ponerlas en juego. Ese es un nuevo rol que rompe con el modelo profesor-alumno. Lo que se trataría, a mi parecer, es de convertir a todos los empleados o colaboradores de una organización en maestros. (…) Creo que el reto que tenemos es la transformación profesional, el famoso reskilling, el transformar el oficio y las profesiones. Creo que este es uno de los retos más importantes que nos esperan en los próximos meses: cómo transformar todo lo que hacen cada uno de nuestros trabajadores.”

Pep Marqués, Director Corporativo de Desarrollo organizativo y transformación digital en Barcelona Activa fue así de claro: “Creo que, a medio plazo, esta figura tan clásica de gestor de formación en las empresas va a desaparecer. Continuó explicando que él ve dos tendencias claras, sobre todo dentro de las compañías tecnológicas. La primera, es responsabilizar a cada individuo de su propia formación y la segunda, transformar la figura de los y las responsables de formación en colaboradores de la gestión del cambio en las organizaciones. Para Marqués, el departamento de formación debe ayudar a crecer, a identificar necesidades, a mantener una dinámica de cambio cultural constante, que permita que la organización sea competitiva en cada momento. La clave también es atender los números de la compañía y en cualquier inversión en formación saber que ROI (retorno sobre la inversión) tengo”.

Toni Ramos compartió en gran medida la opinión de Pep Marqués: “Cuando en RRHH hablan del Business Partner HR es precisamente porque se quiere dar una orientación más a negocio. (…) Hasta ahora el gestor de la formación se encargaba de hacer el plan de formación, de seleccionar proveedores y de gestionar unos recursos. Yo creo que ahora (…) tienen que cumplir otra misión y además cubrir unos resultados. (…) Entonces creo que, si queremos ganarnos ese respeto y poner en valor la formación, cada vez más, tendríamos que hablar de ROI y demostrar ese retorno de la inversión.

En definitiva, ¿Cuál es el reto más importante del responsable de formación para Toni Ramos? “Hacerse valer dentro de su empresa. O sea, la gente de RRHH y formación tenemos que estar mucho más cerca de los comités de dirección.”

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Reto 4: Cómo hacer un plan de formación en un entorno VUCA

Si todo cambia tan deprisa, ¿podemos diseñar un plan de formación anual? La clave es tener unos objetivos claros y que la figura del responsable de formación, learning advisor o CLO (Chief Learning Officer) sepa gestionar el cambio y entienda la cultura de la organización. Si es así, esta figura debería ser tan importante o más que la del asesor financiero.

Toni Ramos nos dejó algunas pistas sobre cómo diseñar ese plan de formación flexible y adaptable al cambio:

  • Escucha a tus equipos.
  • Decide qué competencias hay que trabajar y cuáles se pueden aprender online y cuáles no: si es un tema de conocimientos no habrá problema con que sea online. Pero si es un tema de habilidades o de actitudes ahí sí que tendrás que ir hacia un blended o a un programa íntegramente presencial.
  • Habla en clave de negocio.
  • Olvídate de la edad de las personas de tu equipo. No pienses que por tener determinados años no puede utilizar una metodología: es un tema de actitud no de años biológicos.
  • Busca soluciones formativas de calidad que se adapten a tu presupuesto y a las necesidades de tu gente. Hoy la tecnología es más accesible que nunca.
  • Ocúpate de que tu equipo se comprometa con el aprendizaje y se siga actualizando. Te puedes encontrar con profesionales que, dentro de dos años, si no se han formado, ya no tendrán las competencias que se necesitan. Y el coste para la empresa puede ser muy alto.

Laura Rosillo nos explicó que a veces las personas vivimos el cambio como una pérdida, por lo que en su opinión el papel del gestor de RRHH o agente de formación, debe ser seguir luchando para la gente aprenda y siga teniendo retos personales. “Pero lo que es importante en todos los casos, es que el cambio se viva como una mejora, no como una pérdida y ese es uno de los objetivos fundamentales para los que nos dedicamos al tema del aprendizaje”. Y también nos dejó estas interesantes reflexiones para debatir:

  • “Si la organización cambia, las personas cambian, por una cuestión de supervivencia.”
  • “Veo a gente que se apunta a un MOOC y luego cuando vuelve al trabajo su jefe le dice que estupendo, pero que siga haciendo las cosas como las hacía antes”.
  • “Lo que envejece son las organizaciones, no las personas.”

 

Reto 5: Quién es el responsable del aprendizaje

Desde la perspectiva de Laura Raulet, fundadora y coach en Learn&Grow, “las personas estamos en una compañía por un tiempo determinado, cada vez menos años; eso quiere decir que la responsabilidad de la formación es de cada uno”.

Ramos objetó que, aunque la vida útil en las empresas se ha reducido (parece ser que en 2025 será de 10 años) y tendremos que cambiar varias veces de trabajo, no solamente las personas deben ser las responsables de su aprendizaje.

Para él no hay duda: “La responsabilidad debe ser compartida. (…) La responsabilidad del trabajador es clara y además es interesada porque cada vez es más importante el tema de empleabilidad y si tú quieres mantenerla tienes que estar actualizando tus competencias y aquí, no hay atajos. Pero por otro lado yo creo que las empresas, tienen que ser responsables de la formación de los trabajadores y sobre todo no de poner formación a su disposición sino de cubrir las expectativas y asumir nuevas competencias. Por la sostenibilidad de la empresa es necesario. Porque luego reestructurar la empresa, despedir a gente y contratar a otras personas acaba siendo más costoso. Y luego hay otro argumento, y si queréis me podéis llamar naif. Y es que yo creo que las organizaciones, las empresas, tendrían que preocuparse por dar algo más a la sociedad. Está claro que una empresa se constituye para ganar dinero y si no lo hace vamos mal, porque al cabo de un tiempo va a cerrar y esos trabajadores van a ir a la calle. Pero creo que las empresas deben preocuparse de dar algo más de valor a la sociedad. Por eso digo que la responsabilidad debería estar compartida.”

Por tanto, esa autorresponsabilidad, motivación o compromiso debe venir de entender que el aprendizaje y la formación que ofrece la organización es un win-win para ambas partes (empresa y personas).

Reto 6: Cuál es el nuevo rol del formador

 “En una organización, el conocimiento no lo ostenta una o dos personas; todos tenemos algo que aportar. En formación a veces nos hemos quedado con la imagen del experto, porque si vamos 50 años atrás, vemos las universidades con el gran catedrático que era quien ostentaba el conocimiento y lo transmitía como en una fábrica, de forma masiva. Antes tenías que ir a una biblioteca para conseguir una enciclopedia para encontrar cierto contenido. Ahora tenemos contenido en la red muy valioso (…) y tenemos la obligación de “explotarlo” en la medida de lo posible.”

Para Ramos el formador ya no debe ser un transmisor de conocimiento. Ahora debe hacer de curador de contenidos, fomentar la participación, generar dinámicas, y facilitar que las personas sean la que compartan conocimiento. El formador debe adaptarse a la realidad y olvidarse de métodos de hace años que utilizaba presencialmente, y más con esta crisis que ha llegado, y en la que muchas empresas han pasado de hacer un 10% de formación e-learning a un 90%.

“¿Y por qué ese docente debe cambiar? ¿Qué queremos? ¿Que las personas aprendan o que aprenda la organización? Porque si solo aprenden las personas, cuando esas personas se van de la organización se pierde toda esa inversión, por tanto, intentemos que quede un poso y sea la organización la que aprenda.

La clave es enseñar a aprender [...] Y la experiencia ahora nos dice que podemos hacer una clase igual de participativa en virtual que en presencial.

Pero exige que cuando diseñemos la formación pensemos en poner más hitos, hacer más descansos, cambiar de actividad cada 5, 7 minutos y que el formador no hable más de 4 minutos seguidos. Si haces participar a la gente o crear grupitos (tenemos herramientas que lo permiten) puedes hacer clases online (virtuales en vivo) incluso de 3 horas. (…) La clave es que estén pasando cosas diferentes. Si nos ponemos en modo experto, hablando solo nosotros, los vamos a perder.”

Sobre el tema del formador Laura Raulet, añadió: “lo que se acaban son los formadores (tradicionales) y lo siento mucho, pero es así. Son animales terrestres y los formadores tenemos que ser anfibios y casi que facilitadores acuáticos porque en el mundo cada vez hay más agua y el agua es este mundo digital”.

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Reto 7: Cómo motivar a mi equipo, que está teletrabajando, para que haga formación no presencial

Toni Ramos abordó esta cuestión así: “La pregunta podría ser la misma quitando lo de no presencial: ¿Cómo motivar a las personas para que realmente hagan la formación? La modalidad tendría que ser lo de menos. Si la gente ve utilidad en lo que está haciendo, ve que el tiempo que invierte es fructífero, que hay un retorno, que puede aplicar los nuevos conocimientos o competencias en el puesto de trabajo y encima le planteamos un curso interactivo (…) siempre ganaremos; pero hay gente que pone cierta resistencia a la formación no presencial.”

Nerea Martínez, responsable del diseño y la implementación de formación en Werfen compartió su experiencia al respecto. Su receta para motivar y enganchar a estas nuevas metodologías a los colectivos que llevan tiempo en la organización es “no pasar del 0 a 100, de lo totalmente presencial a lo totalmente digital, sino que poco a poco lanzar píldoras, pequeñas acciones y que la gente vea que funciona (…) Y si una sesión de media hora funciona, por qué no una de 3 horas”.

Toni Ramos le contestó: “Es importante tener esta actitud de querer cambiar y de asumir que vienen cambios e intentar ser lo más positivo e intentar adaptarte. (…) No podemos plantearnos cambiar a las personas de un día para otro, y aquí da igual la edad que tengan”. Añadió que el tema de la comunicación también es vital para cambiar actitudes y explicar muy bien el sentido y objetivos de la formación que se propone.

Maden Castillo de la Rosa, consultora y formadora compartió que ve resistencia a la formación online tanto por parte de personas formadoras como por las personas asistentes. Piensa que determinadas formaciones sobre habilidades son difíciles impartirlas online porque no puedes transmitir lo mismo. Lo que planteó Nerea le pareció buena idea.

Verónica Infante García, profesional del sector asegurador, añadió que lo importante es que la formación sea interesante, ágil, dinámica y que la formación online (síncrona o asíncrona), que cuente con un facilitador y una buena metodología, puede ser igual o mejor que la presencial.

Toni Ramos finalizó matizando lo importante que es la tecnología en la formación virtual: “Obviamente lo es, pero para mí se puede innovar muchísimo en la metodología, y de poco sirve tener una buena tecnología si no te adaptas a ella y le sacas el máximo provecho”.


Decálogo del nuevo rol de responsable de formación

A continuación, encontrarás aquellas ideas que resonaron con más fuerza durante el encuentro virtual sobre los nuevos retos de los departamentos de formación y que pueden inspirarte:

  1. Utiliza las redes o una plataforma de formación para aprovechar la interactividad y recoger las carencias que tiene tu equipo, así como todo el intercambio de conocimientos entre personas.
  2. Identifica a personas embajadoras en tu organización.
  3. Persigue los objetivos de la formación estando muy cerca de la unidad de negocio.
  4. Recuerda que el conocimiento no lo ostenta una o dos personas, todas tienen algo que aportar, todas pueden ser maestras.
  5. Comprueba siempre que haya transferencia en el puesto de trabajo para ver si se ha conseguido lo que perseguía la formación.
  6. Ocúpate de que tu equipo se comprometa con el aprendizaje y se siga actualizando.
  7. Haz que tu equipo viva los cambios como una mejora, no como una pérdida.
  8. Fomenta la formación y el aprendizaje para gestionar el cambio en tu organización.
  9. Olvídate de la edad de las personas de tu equipo. No va de años, va de la actitud que tengan para aprender.
  10. No te dejes deslumbrar por la tecnología ni por soluciones estándar. Lo que importa es la metodología y contar con docentes especialistas en enseñar a aprender.

Este artículo se lo dedico a Toni Ramos, por su tiempo compartiendo experiencias y aprendizaje, a Laura Rosillo, por su energía y por sus ganas de aprender y reinventarse, a las personas que vinisteis al encuentro por vuestras aportaciones y a todos y a todas las responsables de formación en organizaciones, que trabajáis cada día para que vuestros equipos aprendan.

Si en algún momento quieres saber cómo puede impulsar vuestra organización el aprendizaje de idiomas, no dudes en ponerte en contacto.

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