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Impacta con tu presentación virtual en cualquier idioma

Matthew Ray

Por Matthew Ray. Síguenos: LinkedIn Facebook Twitter
Partner and General Manager
Publicado el 28/05/2020


Impacta con tu presentación virtual en cualquier idioma

En cuestión de días, la crisis de Covid-19 obligó a miles de profesionales a realizar reuniones, presentaciones y clases online, en muchos casos por primera vez en sus vidas (e incluso en un idioma extranjero). Hay quien ha comenzado a ofrecer webinars gratuitos para hablar sobre cualquier tema, desde cómo mantenerte saludable durante la crisis hasta ventas o logística. En mi opinión, este es uno de los aspectos positivos de esta crisis; ahora tienes acceso a mucha información interesante, que te llega directamente a tu ordenador o smartphone. 

Sin embargo, facilitar un webinar, una reunión online en inglés o una clase virtual desde una plataforma, como Zoom o Teams, no es tan fácil como parece. He visto webinars buenos, y también he visto algunos muy ineficaces. Cuando te comunicas virtualmente, las habilidades para presentar son más importantes que nunca. La verdad es que lo que hace que una presentación cara a cara sea buena, es lo mismo que para una presentación online; pero con algunos matices.

Recientemente asistí a un webinar impartido por una persona a la que había entrenado para una charla TEDx hace unos años; aquella charla TEDx no sólo contó con un excelente contenido, sino que también conectó con la audiencia mediante diapositivas simples e impactantes, gestos dinámicos, contacto visual, humor y anécdotas. Desafortunadamente, en el webinar olvidó muchas de las cosas importantes que hacen que una presentación sea efectiva. Y aunque de nuevo presentó un buen contenido, no conectó tan bien con la audiencia virtual. Este webinar habría sido mucho más efectivo con sólo cambiar 3 simples aspectos de su presentación.

Cómo mejorar tus presentaciones virtuales

En este breve artículo, voy a revisar tres áreas clave en las que debes concentrarte para perfeccionar tus habilidades para presentar virtualmente (y también presencialmente):

  1. Contacto visual
  2. Gestos y lenguaje corporal
  3. PowerPoint Zen

Aplicando estos consejos, te aseguro que tus presentaciones virtuales (y presenciales) mejorarán significativamente.

1.Contacto Visual

Si estás hablando con alguien y no te mira a los ojos, tiendes a cuestionar su sinceridad, a menudo de manera inconsciente. Cuando estás asistiendo a una presentación, si el orador dirige sus ojos constantemente hacia el podio o hacia una hoja de papel, o mira al suelo o al espacio, sin mantener contacto visual con el público, hay menos conexión entre el orador y la audiencia. Se dice que los ojos son la ventana del alma; los ojos comunican mucho, por lo que siempre deberías mirar a quien estás hablando, ya sea un amigo en la terraza de un café o una audiencia de 250 responsables de Recursos Humanos.

Si cuidas el contacto visual con la audiencia, la calidad general de tus presentaciones mejorará. Si debes dar una presentación en una sala con público, mantener dicho contacto consiste en no perder de vista las diferentes áreas de la sala donde la gente está sentada, sin olvidarte de mirar a las personas directamente a los ojos, de vez en cuando. Todas las personas presentes deberían sentir que les estás hablando a ellas; mirarlas es muy importante.

Al hacer una presentación virtual, observar a tu audiencia significa dirigir tus ojos a la cámara. Esto va en contra de tu instinto. Cuando hablas, quieres mirar a las personas, por lo que a menudo durante un webinar tiendes a mirar a la pantalla, por lo que no estás mirando a los ojos de las personas. Ellas te están mirando a ti, pero tú no mantienes contacto visual con ellas porque no estás mirando directamente a la cámara. Es un concepto muy simple, que no es fácil de llevar a cabo al principio. En tu próxima reunión virtual, webinar o presentación online, cada vez que hables ... ¡mira directamente a la cámara que te está grabando, no a las imágenes de los participantes! Esto hace una gran diferencia.

2. Gestos y lenguaje corporal

Cuando presentamos cara a cara, las personas generalmente pueden ver nuestro cuerpo entero. En la mayoría de los webinars y las clases virtuales, sólo vemos los hombros y la cabeza de la persona que habla. Por lo tanto, perdemos una parte importante de la comunicación humana: los gestos y el lenguaje corporal.

Los gestos varían de una cultura a otra, pero si hay algo que he aprendido desde que vivo en España, es que los gestos son muy importantes en la cultura latina; mucho más que en la cultura anglosajona. Por tanto, no limites tus gestos cuando presentes virtualmente. Si es posible, cuando realices cualquier tipo de presentación o clase online, hazla de pie. Cuando estás de pie, tu energía es mayor. En mi caso doy clases de pie, no sentado; y también en el caso de la mayoría de profesores y profesoras que conozco. Pero por alguna razón, con la enseñanza virtual, estamos viendo que muchas de las personas están sentadas.

Lo ideal es que la audiencia pueda ver tu cuerpo desde el abdomen hacia arriba, para ver tus manos y brazos. Es una solución simple, pero marca una gran diferencia, comunicativamente hablando.

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Sentado
Menor energía, menos gestos visibles

De pie
Mayor energía; más gestos son visibles

Si no puedes estar de pie, asegúrate de que tu audiencia pueda verte desde el abdomen hacia arriba y que tus brazos, manos y gestos sean visibles.

3. PowerPoint ZEN

Para hacer una presentación excelente o un webinar que impacte, no es necesario usar PowerPoint (PPT); algunas de las charlas TED más populares, se realizan con muy pocas diapositivas PPT, o incluso sin PPT. Sin embargo, la mayoría de personas (incluido yo mismo) usan un PPT como ayuda visual para que la audiencia siga mejor los puntos principales que están exponiendo. Desafortunadamente, muchas usan el PPT de manera incorrecta. El objetivo de un PPT debería ser guiar a la audiencia y no a la persona que está dando la presentación. Debes crear cada diapositiva del PPT pensando en el público, no en ti mismo o en ti misma. No debería ser una “chuleta” de tu presentación.

Más imágenes, menos texo

El concepto Zen, "menos es más", es más relevante para la comunicación que en cualquier otra área de la vida. Cuanto menos texto tengan tus diapositivas, mejor. Recuerda que tú eres la presentación, no las diapositivas; Las diapositivas son una ayuda visual. Asegúrate de que todo lo que pongas en la diapositiva es para ayudar a la audiencia a comprenderte mejor. Si algo no les va a ayudar, no lo incluyas. Si cargas tus diapositivas con mucho texto, el público debe decidir entre leer todo o escucharte. Debes ser tú quien exponga el texto y reservar las diapositivas PPT para exponer imágenes que impacten o para mostrar citas o datos relevantes.

Diseño gráfico

No es necesario ser un experto en diseño gráfico para crear diapositivas potentes, pero te recomiendo que sigas estas simples reglas:

  • No uses más de dos o tres fuentes diferentes en la presentación. (Por lo general, yo sólo uso un tipo de letra).
  • Utiliza fuentes sans-serif (o "paloseco", como Arial, Tahoma, Verdana ...). Las fuentes Sans-serif son más fáciles de leer en una pantalla.
  • No uses más de dos o tres colores para el texto; y si usas colores diferentes, asegúrate de que hay una razón para ello. El negro sobre blanco es el más fácil de leer. Evita combinaciones extrañas que sean difíciles de leer (como por ejemplo texto blanco sobre un fondo amarillo, o fondos muy oscuros con mucho texto claro).
  • Si usas fotos, utiliza toda la pantalla, siempre que sea posible. Tiene un mayor impacto.
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Una imagen en negativo conlleva mayor dificultad para leer el texto (como este amarillo sobre fondo azul).

Esta diapositiva tiene un mayor impacto; la persona que presenta puede dar más detalles sobre los puntos principales.

 

Conclusión

Como dije en la introducción de este artículo, aplicar estos consejos puede mejorar significativamente tus presentaciones virtuales y presenciales. Sin embargo, convertirte en un gran presentador/a no sucede de la noche a la mañana. Requiere atención, práctica y dedicación, y la mayoría de las personas tienen mucho más éxito cuando cuentan con alguien que les ayude. Si realmente quieres mejorar tus presentaciones, te animo a que asistas a uno de mis seminarios, Presentaciones Zen.

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Make an impact with your virtual presentation
in any language

The Covid-19 crisis, in a matter of days, obliged thousands of professionals to suddenly conduct meetings, presentations and classes online, in many cases for the first time in their lives. Others have begun to offer free webinars to speak about anything from staying healthy during the crisis to sales and logistics. In my opinion, this is one of the positive aspects of this crisis; we now have access to lots of interesting information, delivered directly to our desktops or phones.

However, running a webinar, an online meeting or a class with an online platform, such as Zoom or Teams, is not as easy as it looks. I have seen some good webinars, and I have seen some very ineffective ones. When working virtually, presentation skills are more important than ever. The truth is, what makes a good presentation face-to-face also makes a good presentation online; but there are some differences.

Recently I watched a webinar done by someone who I had coached for a TEDx Talk a few years ago; she did a great TEDx Talk back then; not only did her TEDx talk have excellent content, but she connected with the audience by using simple and impactful slides, dynamic gestures and eye-contact, humour and anecdotes. Unfortunately, in her webinar she forgot many of the important things that make a presentation effective. Once again, she presented good content in the webinar, but didn’t connect as fully as she could have with the virtual audience. That webinar would have been much more effective if she had simply changed two or three aspects of her presentation.

How to improve your virtual presentations

In this short article, I’m going to review three key areas that you can focus on to greatly improve your online (and off-line) presentation skills:

  1. Eye Contact
  2. Gestures & Body Language
  3. Zen PowerPoint Slides

By applying the advice that I include in this article, I promise that your online (and offline) presentations will improve significantly.

1. Eye Contact

If you’re speaking with someone and they don’t look you in the eye, you tend to question their sincerity, often without even realising it; it happens at the subconscious level. When you’re watching a presentation, if the speaker constantly has his or her eyes on the podium or a piece of paper, or looks at the floor or out into space, without making eye contact with the audience, there is less connection between the speaker and the audience. It is said that our eyes are the window of the soul; our eyes communicate a lot, so we should always look at whoever we are speaking to, whether it be a friend on a café terrace or an audience of 250 Human-Resources managers.

If you improve your eye contact with your audience, the overall quality of your presentations will improve. If presenting in a room to an audience, improving eye contact means looking around at different areas of the room where people are sitting, combined with looking individuals right in the eye, from time to time. Everyone should feel like you are talking to them; it’s very important to look at them.

When doing a virtual presentation, looking at your audience means looking at the camera. This goes against our instincts. When you speak to people, you want to look at them, so you often speak (during a webinar) while looking at the screen, which means that you are not looking at any of the participants in the eye. They are looking at our image, but we’re not looking at them because we are not looking at the camera. It’s a very simple concept, but it’s not easy to implement at first. In your next virtual meeting, webinar or presentation, whenever you speak… look at the camera that is filming you, not the images of the participants! It makes a big difference.

2. Gestures and Body Language

When we present face-to-face, people can generally see our whole body. In most webinars and online classes, we only see the shoulders and the head of the presenter. Therefore, we lose an important part of human communication: gestures.

Gestures vary from culture to culture, but if there is one thing I’ve learned since living in Spain, it’s that gestures are important in Latin culture; much more important than in Anglo culture. So, avoid limiting your gestures when presenting online. If possible, when you do any kind of online presentation or class, do it standing up. When you stand up, your energy is higher, almost automatically. I teach standing up, not sitting down; and so do all the teachers that I know. But for some reason, with virtual teaching, most people are sitting down.

Ideally, the audience can at least see your body from the abdomen up, and can see your hands and arms. It’s a simple solution, but it makes a big difference, communicatively speaking.

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Sitting down
Lower Energy with fewer visible gestures
Standing up
Higher energy and gestures are visible

 

 If you can’t stand up, be sure that your audience can see your body from the abdomen up, and that your arms, hands and gestures are visible.

3. ZEN PowerPoint Slides

To do an excellent presentation or a captivating webinar, it’s not necessary to use PowerPoint (PPT); some of the most popular TED Talks, for example, are done with very few PPT slides, or without PPT completely. However, most presenters (myself included) use PPT as a visual aid to help the audience follow the main points they are trying to make. Unfortunately, most people are using PPT incorrectly. As I said, a PPT slide should be a visual aid. It should help the audience to understand the main ideas you are attempting to communicate. The objective of a PPT presentation should never be to guide you, the presenter. You should create each PPT slide thinking of your audience, not yourself.

More images, less text

The Zen concept of “less equals more” is more relevant to communication than just about any other area of life. The less text you have on your slides, the better. Remember that you are the presentation, not the slides; the slides are a visual aid. Make sure that whatever you put on the slide will help the audience to understand. If it won’t help them, don’t include it. If you load your slides up with text, the audience has to decide between reading all that text, or listening to you. You should speak the text, and reserve the PPT slides for impactful images and important quotes or data.

Graphic design

You don’t have to be an expert in graphic design to make powerful slides, but I recommend following a few simple rules:

  • Don’t use more than two or three different fonts in the presentation. (I usually only use one font.)
  • Use sans-serif fonts (“paloseco": Arial, Tahoma, Verdana...). Sans-serif fonts are easier to read on a screen.
  • Don’t use more than two or three colours of text; and if you use different colours make sure there is a clear reason for it. Black on white is the easiest to read. Avoid strange combinations that are difficult to read (such as negative-white text over a yellow background).
  • If you use photos, use the whole screen, whenever possible. It makes a bigger impact.
Captura de pantalla 2020-05-27 a las 10.23.51 Captura de pantalla 2020-05-27 a las 10.23.59
Lots of difficult-to-read text
(yellow on blue).
This photo creates a bigger impact;
the speaker can give more details
about the main points.

 

 Conclusion

As I said in the introduction to this article, applying my advice will significantly improve your online and offline presentations. However, becoming a great presenter doesn’t happen overnight. It takes focus, practice and dedication, and most people are much more successful when they have someone to help them. If you are interested in truly improving your presentation skills once and for all, consider attending one of my Presentations Zen seminars.

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